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Comunicações Unificadas e Colaboração em PMEs destacam fator humano como diferencial competitivo

Modelos que simplificam adoção de tecnologias de mobilidade, compartilhamento em tempo real de informações e integração entre diversas ferramentas de comunicação permitem combinar agilidade de pequenas e médias empresas aos mais avançados recursos corporativos de comunicação

A disponibilidade de videoconferência, telefonia IP, compartilhamento de conteúdo e outros recursos profissionais de colaboração na modalidade as a service, ou outros modelos comerciais mais amplamente acessíveis, responde hoje a uma realidade comum às pequenas e médias empresas, que se tornaram particularmente dependentes da tecnologia. Com pouca gente, muito trabalho e recursos limitados, a digitalização é questão de sobrevivência. Enquanto se discute o home office no RH das corporações, para as PMEs não há outra opção na hora de pensar em extensões regionais. Os funcionários também tendem a ser “multitarefa”, o que, consequentemente, aumenta a necessidade de interação com pessoas de outras áreas. E cada oportunidade de negócio é preciosa. Para garantir a conversão de um cliente ou a entrega do produto ou serviço, se faz de tudo para achar quem resolve. Do lado dos provedores de soluções de Comunicações Unificadas (UC) e Colaboração, a tecnologia permitiu chegar a escalas financeiras compatíveis. O desafio é como aplicar essas alternativas para profissionalizar e simplificar as interações no dia a dia das empresas.

A tecnologia ajuda e atrapalha. Em um estudo da Forrester, se estimava uma economia de tempo entre meia hora e duas horas por dia com as plataformas de UC. Isso foi em 2009, quando as pessoas só tinham que olhar e-mail, voice mail, SMS e no máximo dois sistemas de mensagem.

Hoje, o problema não é só a perda de tempo e os riscos (informação desencontrada, por exemplo) de se ter que olhar várias aplicações e dispositivos. Por exemplo, muitas empresas adotam reuniões virtuais exatamente para evitar atrasos em função do trânsito. Contudo, é comum que algum participante atrase, ou se ausente, por algum problema técnico para entrar na conferência. Pior ainda são as discussões improdutivas sobre como se perderam mensagens importantes.

A produtividade pessoal e os resultados das equipes são simultaneamente alavancados quando se simplificam as rotinas de comunicação e colaboração. Do ponto de vista individual, a praticidade e a segurança de consolidar tudo em uma única plataforma permite foco no que interessa. Contudo, uma característica que diferencia cada PME é o comprometimento e o papel que as pessoas desempenham. A agilidade de achar “quem resolve”, sem ter que enviar mensagens por dúzias de ferramentas, certamente pesa muito no fim do dia.

Motivações financeiras sempre foram um forte apelo da adoção de plataformas convergentes, embora o sentido econômico mude ao longo do tempo. Há 20 anos, as aplicações sobre Internet e de telefonia IP respondiam a uma necessidade de redução de custos. Com a diversificação dos serviços (e-mail, mensagens, mobilidade etc.), o uso de plataformas segregadas de comunicação ficou insustentável.

Assim como a Internet nivelou as condições de comunicação de dados, os provedores de sistemas de comunicação e aplicações também escalonaram suas tecnologias a faixas mais amplas do mercado. Mais do que desenvolver produtos com menor custo, o caminho foi criar ofertas on demand, prestação de serviços gerenciados e outros modelos que tiram proveito da computação em nuvem.

A integração com aplicações em nuvem é outra característica da atual geração de plataformas de UC, que se alinha não só às PMEs, mas a todas as pequenas e médias unidades de negócios. Mesmo nas corporações, já é comum a contratação de sistemas de gestão ou de CRM na modalidade as a service. Como esses produtos são licenciados em grande volume, a plataforma de UC já vem com facilitadores para integrar os sistemas de telefonia, mensagens, notificações e compartilhamento de conteúdo ao software de gerenciamento de equipes de campo ou de relacionamento com clientes, por exemplo.

Falar com a pessoa certa, na hora certa não precisa mais esbarrar em empecilhos técnicos e outros contratempos. Não importa como o cliente se comunica. Uma chamada para um telefone fixo ou uma mensagem, por exemplo, vai chegar por celular, pela aplicação do home office ou qualquer outro meio que a pessoa utilize atualmente ou venha a adotar no futuro.

Para ver um resumo das funções das plataformas de UC e Colaboração, consulte: http://first-tech.com/colaboracao/tecnologias/mobilidade